Automatisierung – Effizienz neu gedacht

Automatisierung ist längst kein Thema mehr nur für Großkonzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren zunehmend von der Möglichkeit, wiederkehrende Prozesse zu digitalisieren, zu beschleunigen und damit Ressourcen gezielt zu schonen.

Moderne Tools wie Make.com, n8n oder ähnliche Plattformen ermöglichen es, Geschäftsabläufe ohne aufwändige Programmierung zu verknüpfen – etwa die automatische Weiterleitung von Formularen, die Synchronisation von Daten zwischen verschiedenen Systemen oder die zeitgesteuerte Erstellung von Berichten.

Warum ist das relevant?
In einem zunehmend dynamischen Marktumfeld verschaffen automatisierte Prozesse klare Wettbewerbsvorteile:

• sie steigern die Produktivität

• reduzieren Fehlerquellen

• entlasten Fachkräfte

• und schaffen Freiräume für strategisch wichtigere Aufgaben

Doch mit den Chancen kommen auch Herausforderungen:
Automatisierung ist kein Selbstläufer. Nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen, und ohne durchdachte Umsetzung können Prozesse ungewollt verkompliziert oder Sicherheitsrisiken erzeugt werden. Zudem befinden sich viele dieser Technologien – besonders im Bereich Low-Code/No-Code – noch in der Entwicklung. Eine gewisse Reifezeit und ein kritischer Blick auf Datenschutz, Integrationen und Stabilität sind deshalb essenziell.

Fazit: Automatisierung bei Mandanten – Chancen und Risiken für die Aufbereitung

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Buchhaltungslösungen und automatisierte Zahlungssysteme, um ihre Finanzprozesse zu beschleunigen. Diese Entwicklungen können die Zusammenarbeit mit der Kanzlei erleichtern – bergen jedoch auch erhebliche Risiken, die bei der Aufbereitung berücksichtigt werden müssen.

Hauptproblem:
Automatisierte Systeme sind oft auf Standardsituationen ausgerichtet. Sobald ein Geschäftsvorfall davon abweicht – etwa durch Sonderzahlungen, untypische Buchungen oder komplexe Vertragsgestaltungen – können falsche Kontierungen oder unvollständige Datensätze entstehen.

Mögliche Folgen für die Kanzlei:

• Mehraufwand bei der Datenprüfung und -korrektur

• Unvollständige oder widersprüchliche Buchungssätze

• Fehlerhafte Vorsteuer- oder Gewinnermittlungen

• Erhöhtes Risiko fehlerhafter Steuererklärungen

Wichtiger Hinweis:
Für eine reibungslose Aufbereitung ist es entscheidend, dass Mandanten uns frühzeitig über die genutzten Systeme und Besonderheiten ihrer Abläufe informieren.
Besonders bei Zahlungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, oder bei automatisierten Imports von Fremdsystemen ist eine manuelle Kontrolle durch die Kanzlei unverzichtbar.

Schlussfolgerung:
Automatisierung kann Prozesse vereinfachen – doch ohne sorgfältige Kontrolle und Abstimmung zwischen Mandant und Kanzlei entstehen schnell Mehraufwand und Fehlerrisiken. Deshalb gilt: Automatisierte Daten sind nur so gut wie ihre fachliche Überprüfung.

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